Hoe je inkoop kan meten (en waarom je het zou moeten doen!), kwam uitgebreid in de vorige mail aan bod. Ook “benchmarking” werd er kort vermeld: wat is dát nu juist?
Procurement benchmarking is één van de zogenaamde ‘best practices’ om de prestaties van de inkooporganisatie te evalueren. Hierbij gaan organisaties hun prestaties vergelijken met de best presterende bedrijven in dezelfde sector. Vervolgens gaat men de verschillen detecteren en acties ondernemen om ze te verkleinen of zelfs weg te werken.
Methode 1: inkoopkosten als percentage van de totale uitgaven.
Deze kosten bedragen meestal 1% (ongeveer 0,8%) van de totale uitgaven. Maar wat toont dit percentage nu precies aan? Waar moet je als bedrijf rekening mee gaan houden? Dat de inkoopkosten van een organisatie minder dan 1% zouden moeten zijn van de totale uitgaven.
Methode 2: kostenbesparingen als percentage van de totale uitgaven.
Kostenbesparing impliceert besparingen die worden gerealiseerd door het verlagen van de kosten van dezelfde goederen of diensten in vergelijking met de vorige betaalde prijzen. Dit zijn de zogenaamde “bottom line” besparingen omdat ze rechtstreeks invloed uitoefenen op de organisatie.
Er dient echter aangestipt te worden dat inkopers veel kostenbesparingen realiseren die niét als zodanig zichtbaar zijn: de vermeden kosten die gerealiseerd worden door betere prijzen te onderhandelen voor nieuwe aankopen en niet vergeleken kunnen worden met vorige uitgaven is daar een voorbeeld van.
Methode 3: gemiddelde PO-verwerkingskosten
De gemiddelde kost om een Purchase Order te maken, ligt naar schatting tussen 75 en 150 euro. Alles hangt echter af van de definitie: als je het opmaken van een lastenboek door de engineering afdeling meerekent, ligt
dit natuurlijk veel hoger.
Methode 4: percentage actieve leveranciers goed voor 80% van de totale uitgaven (Pareto)
Bovenstaand percentage bedraagt gemiddeld rond de 6%. Dit betekent dat een gemiddelde organisatie 80% van de uitgaven realiseert met slechts 6% van de leveranciers. Men noemt hen de zogenaamde A-leveranciers: aan hen wijst de organisatie het grootste deel van de middelen toe voor het beheer, de ontwikkeling, de samenwerking en de onderhandelingen met deze topleveranciers.
Methode 5: percentage van de totale uitgaven beheerd of gecontroleerd door reguliere inkoopprocessen
Bij reguliere inkoopprocessen wordt het inkoopgedrag van de organisatie beheerd wordt door professionele inkopers: hetzij door procescontrole, hetzij door managementcontrole.
Het gedeelte van de uitgaven dat op die manier onder controle is van inkoop, varieert van 60% tot 98%.
